前作VoicePopper3(以下VP3と表記)では、操作性を高めるためにさまざまな便利機能に簡単にアクセスできるようにしていましたが、その簡単操作がかえってユーザの意図しない結果を招き、ユーザ離れを起こす原因となったケースがありました。それらのケースについて、VoicePopper4(以下VP4と表記)では、下記のような改善を行いました。
メール一覧メニューは、標準では日時昇順、つまり一番新しいメールが一番下にくる並びになっています。VP3では、この並びを変更するソートコマンド（ファンクションキーのF5からF8）が、メール一覧メニューで使用できます。しかしこれを意識せずに押してしまった場合、受信した新しいメールが常に一番下にくるものだと思われているユーザは、一番下が古いメールなので、「受信したメールが消えてしまった！ソフトの不具合だ！」と誤解されることがありました。こういう誤解が起きないように、VP4では、ソートコマンドが押された時に「本当にソートをして良いかどうか」の確認画面を出すようにしました。メール一覧はソート種別の変更が可能であることを意識していただくためと、間違えて押してしまった場合にキャンセルできるようにするための確認画面です。
VP3では、不要なメールを削除するとき、普通に削除するとまずゴミ箱フォルダに入り、完全に削除するには後でゴミ箱フォルダからも削除する必要があるため、「ゴミ箱に入れずに削除」の機能を使うことが習慣になっているかたがいらっしゃいました。そういうかたが、消してはいけないメールを間違えて「ゴミ箱に入れずに削除」してしまった場合、復元することができなくて「何とか復活できませんか？」というメールを送られることがありました。VP4では、大事なメールを間違えて「ゴミ箱に入れずに削除」しても、メンテナンスツールメニューの「メールの復元」メニューから復元できます。ただし削除してから30日以内に気付く必要があります。
アドレス帳に登録するメールアドレスを、グループ分けできる機能はどのメールソフトにもありますが、VP3ではさらに進んで、アドレス帳のグループにカーソルを合わせてメール作成コマンド(W)を押すと、指定グループの全員のアドレスを宛先に列挙したメール作成画面を出すことができます。これは、よく連絡を取り合う仲間に、簡単な操作で一斉通知メールを送れるようにするための機能です。この機能は、仲間同士がお互いをよく知っている関係の場合には問題ありません。しかしメールマガジンの発行者が、多数の読者に宛てて送る場合などには問題があります。読者同士はお互いを知らない個人なのに、読者全員のメールアドレスが流出してしまうからです。こういう問題を防ぐために、VP4では、宛先欄に列挙されたメールアドレスの数をチェックする機能を付けました。標準では５つ以上のアドレスが宛先欄に列挙されている場合、「BCCかマルチキャスト送信で送らなくても大丈夫ですか？」という確認画面を出して警告をします。この確認画面で、多くの人はミスに気付くことができると思います。５つという数は、オプション設定で変更することができますので、ご自身の都合に合せてください。
VP3のメール作成画面の宛先欄には、下矢印キーで履歴を呼び出せる機能があります。これは頻繁にメールを送る相手を、アドレス帳から貼り付けるよりも簡単な操作で呼び出せる機能です。過去に送信した宛先を10個まで記憶していて、その履歴を下矢印キーを押す回数で、「履歴１」「履歴２」というように呼び出せます。宛先欄で上矢印キーを押すと、「履歴２」「履歴１」というように履歴を逆に辿ることもできます。しかしそういう機能をご存じないかたが、宛先欄で下矢印キーを押してしまった場合、思わぬ相手にメールを送信してしまう危険性がありました。VP4では、メール作成画面の宛先欄の履歴機能は、初期状態では無効としました。オプション設定で有効にすることができます。